8 razones por las que los sistemas ERP son importantes

Razones por las que los sistemas ERP son importantes

A medida que la globalización comprime el mercado para muchas industrias, es esencial buscar todas y cada una de las herramientas para darle a su negocio una ventaja competitiva. Para muchas empresas, esto se logra mediante el uso de software ERP.

¿Cuáles son los usos del ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son utilizados por las organizaciones que buscan gestionar sus funciones empresariales dentro de un sistema centralizado e integrado. El ERP es comúnmente utilizado por las empresas que trabajan dentro de la cadena de suministro para ayudar a realizar un seguimiento de todas las partes móviles de la fabricación y la distribución. Sin embargo, el ERP puede ser utilizado por un número de industrias diferentes, incluyendo las de la salud, grupos sin fines de lucro, construcción y hospitalidad. Las organizaciones que necesitan gestionar su personal, clientes e inventario pueden confiar en los beneficios de ERP.

ERP almacena todos los datos introducidos en una única base de datos, lo que permite a todos los departamentos trabajar con la misma información. Además, todos estos datos pueden ser organizados, analizados y convertidos en informes. Los sistemas ERP reúnen en un solo sistema la gestión de clientes, los recursos humanos, la inteligencia empresarial, la gestión financiera, el inventario y las capacidades de la cadena de suministro.

¿Por qué utilizar el ERP?

El software de planificación de recursos empresariales se utiliza para gestionar una serie de funciones empresariales, pero ¿cómo puede ser mejor que otras soluciones? A pesar de que el ERP puede tener objetivos similares a otras soluciones, sus características únicas lo convierten en un competidor distintivo en el mercado de software. Estas son las ocho razones por las que la importancia de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) debe ser considerada por cualquier organización:

Más dinero ahorrado

Aunque muchos proveedores han introducido precios flexibles en los últimos años, los paquetes ERP siguen siendo una gran inversión. Para muchos, los grandes costos por sí solos pueden hacer que parezca poco probable que el programa termine ahorrando dinero a su organización. Pero una vez que se supera el choque de la pegatina, es más fácil ver cómo los sistemas ERP pueden proporcionar un excelente retorno de la inversión.

En primer lugar, el ERP unifica muchos de los sistemas que actualmente pueden estar fragmentados en su organización. Desde el desarrollo de productos hasta las cuentas por pagar, su personal podrá acceder a todas las herramientas necesarias para su trabajo desde un sistema centralizado.

Al unificar los sistemas, usted ayuda a su personal a utilizar su tiempo de manera más eficiente. Con ERP, los usuarios no tienen que buscar una pieza de información en múltiples sistemas. Con la base de datos central, la información es mucho más fácil de recuperar. Además, su organización ahorra dinero con el ERP al eliminar la necesidad de que los usuarios reciban formación en varios sistemas. Esto no sólo reduce la cantidad de dinero que se gasta en capacitación, sino que también reduce el esfuerzo logístico necesario. En lugar de programar varias sesiones de formación con varios proveedores diferentes, sólo necesita comunicarse con uno.

Colaboración mejorada

Las características de las aplicaciones ERP pueden variar ligeramente dependiendo del programa que esté utilizando, pero en general, todos los sistemas mejoran la colaboración de alguna manera. Como se mencionó anteriormente, la base de datos centralizada es una parte integral de lo que hace único a un ERP. Con esta base de datos, usted le proporciona a su empresa una única fuente de verdad desde la que trabajar. Esto reduce cualquier error causado por trabajar con los datos incorrectos, reduciendo aún más los costes.

Además, una base de datos central reduce cualquier vacilación o estancamiento durante los proyectos, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso a los datos de toda la empresa que necesitan. Además, no hay necesidad de fusionar información entre varios sistemas o fuentes. Debido a que todos los datos se compilan, almacenan, comparten y acceden a través de un único sistema, no existe preocupación sobre la precisión, integridad o seguridad de los archivos de datos.

Esto no es tan fácil de decir si quizás su equipo está ingresando la misma información de cliente una y otra vez en varios sistemas diferentes. Sin un ERP, usted invita al error humano en sus procesos cuando podría evitarse fácilmente.

Mejores análisis

Una base de datos central de información también ayuda a mejorar sus análisis y reportes. Dado que un ERP registra y almacena todos los datos que ingresan los usuarios, constituye una excelente herramienta de inteligencia de negocios. Siempre y cuando su proveedor proporcione una funcionalidad sólida, el software ERP facilita y agiliza la generación de varios informes por parte de su equipo. Los informes que podrían llevar días de investigación y compilación sin un ERP tardan sólo unos minutos.

Mejores análisis

Una base de datos central de información también ayuda a mejorar sus análisis y reportes. Dado que un ERP registra y almacena todos los datos que ingresan los usuarios, constituye una excelente herramienta de inteligencia de negocios. Siempre y cuando su proveedor proporcione una funcionalidad sólida, el software ERP facilita y agiliza la generación de varios informes por parte de su equipo. Los informes que podrían llevar días de investigación y compilación sin un ERP tardan sólo unos minutos.

La mayoría de los sistemas ERP proporcionan un panel de control personalizable para que los ejecutivos puedan ver los informes cuando inician sesión por primera vez en el sistema. Estos informes pueden incluir todo, desde declaraciones de ingresos y gastos hasta KPIs personalizados que ofrecen información sobre ciertas funciones. La capacidad de tener acceso a estos informes rápidamente le permite a usted y a su equipo tomar mejores decisiones con mayor rapidez. Ya no necesita depender de su personal de TI para generar los informes que necesita. Por último, los informes suelen ir acompañados de niveles de acceso, lo que garantiza que sólo el personal pertinente vea los datos valiosos de la empresa.

Mejora de la productividad

Con los métodos tradicionales, las tareas tediosas son completamente inevitables. Tareas como la generación de informes, el monitoreo de los niveles de inventario, el seguimiento de hojas de tiempo y el procesamiento de órdenes han llevado históricamente horas a los empleados. Además de tomar tiempo, estos procesos bajan la moral de los empleados y se abren al error humano. Después de la enésima hora de introducir la misma línea de datos en diferentes formularios, incluso los mejores miembros del personal están obligados a cometer un error.

Si elige la solución adecuada, un sistema ERP puede automatizar sus tareas más tediosas. La base de datos dentro del software ERP elimina tareas redundantes como la entrada de datos y permite que el sistema realice cálculos avanzados en cuestión de minutos. Esto libera el tiempo de los miembros de su equipo para hacer un trabajo más reflexivo, aumentando su ROI cuando se trata del trabajo. A partir de esto, ERP aumenta la productividad, eficiencia y rentabilidad de su organización.

Clientes más felices

La gestión de sus clientes nunca ha sido tan importante. En nuestra era digital, cada vez más personas recurren a Internet para recibir consejos sobre qué ropa ponerse, qué alimentos comer y cómo vivir sus vidas. Y con el 84 por ciento de los consumidores confiando en las críticas online tanto como en un amigo, las opiniones anteriores de los clientes son más impactantes que nunca.

La mejor manera de mejorar la satisfacción del cliente es proporcionar bienes y servicios centrados en el cliente. El ERP proporciona esto de varias maneras diferentes. En primer lugar, la mayoría de los sistemas ERP están equipados con una herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o pueden integrarse fácilmente con una. Con un ERP, su CRM tiene acceso a los datos de todas las funciones de la empresa.

Junto con la información de contacto, un CRM integrado puede mostrarle detalles como el historial de pedidos y la información de facturación. Esto permite a su equipo ver a sus clientes de manera más holística para obtener una mejor comprensión de sus deseos y necesidades. El aumento de la visibilidad de los clientes le ayuda a formular su estrategia de ventas para mejorar la generación de clientes potenciales.

Gestión simplificada de riesgos y cumplimiento de normativas

A medida que las empresas crecen y hacen negocios en diferentes países, puede ser difícil hacer un seguimiento de todas las diferentes regulaciones impuestas a su negocio. Incluso las empresas locales deben preocuparse por las diversas normativas medioambientales, de seguridad de la información y de recursos humanos.

Afortunadamente, muchos sistemas ERP se construyen con estas regulaciones en mente para ayudarle a mantener el cumplimiento en cada etapa. Además, el software ERP proporciona herramientas de auditoría incorporadas para ayudar a documentar cosas como el uso de productos químicos y las disposiciones fiscales. Esto hace que sea increíblemente fácil formular informes y enviarlos al órgano rector pertinente.

Además, los sistemas ERP a menudo proporcionan herramientas para gestionar el riesgo. La mayor fiabilidad y precisión de esta solución mejora la gestión financiera general, ya que hay menos posibilidades de que se produzcan errores durante la contabilidad. Las herramientas de pronóstico también permiten a los usuarios predecir eventos cuando se trata de la demanda, el trabajo y el presupuesto. Con esta información a mano, puede crear presupuestos, programas y planes de desarrollo de productos más seguros.

Monitoreo de Inventario Mejorado

Un reto importante para las empresas en crecimiento es el seguimiento y la supervisión de sus niveles de inventario en expansión. Los sistemas ERP utilizan códigos de barras, etiquetas RFID y números de serie para controlar su inventario en cada etapa de la cadena de suministro. Estas herramientas le ayudan a llevar un registro de los niveles de inventario en diferentes almacenes, qué artículos están en transporte y qué artículos están en los estantes listos para los consumidores. El aumento de la visibilidad en el almacén optimiza enormemente el proceso de selección, embalaje y envío, eliminando todas las conjeturas.

El monitoreo de inventarios también refuerza los informes, ya que las tecnologías de rastreo proporcionan números más precisos. Los usuarios pueden configurar KPIs personalizados para ver qué productos se mueven más rápido – mostrando una mayor demanda – y cuáles aumentan los costes de transporte. Con la mayor precisión proporcionada por el ERP, los gerentes de almacén pueden obtener datos en tiempo real de su inventario para obtener mayor precisión.

Mejora de la planificación de la producción y de la gestión de los recursos

Junto con la gestión de su inventario, los sistemas ERP también gestionan la fabricación. ERP proporciona información sobre todas las operaciones de fabricación, incluida la planta de producción. Esto permite a los usuarios optimizar los programas de producción, el equipo y la mano de obra para maximizar la capacidad.

Además, ERP gestiona su lista de materiales y sus activos fijos. Con este software, los usuarios pueden crear y editar fácilmente listas de materiales junto con el seguimiento de todos los cambios anteriores. La gestión de activos fijos permite a los usuarios programar el mantenimiento de los equipos para reducir el tiempo de inactividad inesperado, mejorando la rentabilidad y las relaciones de la cadena de suministro.

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