¿Cuáles son los requisitos clave del ERP en el sector minorista?

Requisitos clave del ERP

Si usted pregunta a cualquier comprador experto por la característica más importante de un sistema ERP «minorista», es muy probable que su respuesta sea rápida. La velocidad es fundamental, pero también hay que pensar seriamente en la funcionalidad. No todos los sistemas ERP tendrán la funcionalidad adecuada y, ciertamente, no todos los sistemas ERP tendrán la funcionalidad adecuada a la velocidad requerida.

A continuación se presentan algunos de los requisitos clave para un sistema ERP en el sector minorista. No es una lista completa, pero debería darte una idea de lo que debes buscar.

Velocidad y flexibilidad en la caja

Como ya se ha dicho, esto es fundamental. Los supermercados típicos, y de hecho las tiendas de la esquina, querrán escanear cada artículo rápidamente y permitir varios métodos de pago. Esto se espera como estándar, pero algunos puntos de venta al por menor (por ejemplo, librerías) no tienen todos los artículos con código de barras y, por lo tanto, los artículos tienen que ser encontrados rápidamente por descripción o nombre de artículo.

Otro cliente en el sector de suministros de materiales de construcción quería la flexibilidad de permitir que más de un operador trabajara en la misma caja al mismo tiempo. Por ejemplo, un operador puede necesitar verificar el precio de un artículo en medio de la entrada del pedido y querrá suspender la venta (permitiendo a otro operador completar una transacción de venta) y volver más tarde para completar la entrada del pedido.

Rápida y eficiente configuración y mantenimiento de los artículos

En un entorno en el que puede haber numerosos proveedores y grandes cantidades de artículos, el sistema necesitará una funcionalidad mejorada de mantenimiento de datos. Afortunadamente, algunos sistemas permiten la importación de archivos de proveedores y el cálculo automático del precio de venta al público (obviamente de acuerdo con las reglas específicas de la tienda). Otros sistemas permiten la fijación anticipada de los precios de compra y de venta al público (útil para las ventas en tiendas o para los cambios de precios de fin de año) y los mejores sistemas mantendrán un historial de cambios de precios para que los usuarios puedan ver el efecto de los cambios.

Alojamiento de varios acuerdos de precios al por menor

Hay una multitud de posibilidades de precios en el sector minorista: descuentos por volumen y valor (si se compra por encima de una cierta cantidad);

Además, mientras que la mayoría de los sistemas se configuran para el escenario en el que los clientes son estrictamente minoristas y pagan inmediatamente por los bienes, existen ciertos entornos minoristas en los que los clientes son tratados como deudores. Para ello, los sistemas deben incorporar un libro mayor de deudores y el sistema de determinación de precios también puede tener que incluir descuentos para clientes y grupos de clientes. Una vez me pidieron que buscara un sistema con funcionalidad para el escenario en el que los clientes repetidores sólo se darían a conocer después de que todos los productos hubieran sido introducidos en la caja registradora y a un precio de venta al público estándar en lugar de la tarifa especial del cliente (¡puede imaginarse el tirón de pelo y el crujir de dientes por parte de los programadores del sistema después de eso!)

Integración con el sistema Back Office

Uno de nuestros clientes en el sector minorista de alimentos quería que el sistema calculara el margen neto en «tiempo real» antes de fijar el precio de venta al público para sus especiales de almuerzo. Este era un requisito muy específico, pero demuestra que los sistemas de caja registradora incluyen alguna funcionalidad financiera pero no tienen la profundidad de la mayoría de los sistemas ERP. El escenario inverso también es cierto, ya que algunos sistemas ERP no funcionarían «rápidamente» en un entorno minorista. Históricamente, los sistemas ERP se construían para el back office y los sistemas minoristas para el mostrador. Si sus necesidades son tales que necesita lo mejor para el front office y el back office, debe tener muy en cuenta las interfaces entre ambos sistemas.

Requisitos fundamentales de software

¿Alguna vez un vendedor le ha dicho que un artículo está fuera de stock pero que recibirá una llamada telefónica cuando llegue? Probablemente usted sabe por experiencia de «nunca recibir esa llamada telefónica» que algunos sistemas de venta al por menor obviamente no son de ninguna ayuda en este sentido. Esto puede ser considerado como algo agradable de tener, pero hay algunos «imprescindibles»:

Cualquier sistema moderno de venta al por menor debe tener la flexibilidad (como norma) para atender a las notas de crédito en las que el crédito se puede proporcionar al precio de compra original o al precio actual del artículo;

Las tarjetas de fidelidad son ahora una práctica común, pero no todos los sistemas de venta al por menor pueden manejarlas.

Requisitos fundamentales de hardware

Hay otros requisitos específicos y también podría haber discutido los complementos, como la conversión de las cotizaciones en transacciones de venta y la expansión a otros canales de venta como el comercio electrónico.

Los requisitos son muchos y variados, pero si la gente del sector minorista se toma el tiempo necesario para averiguar qué es lo que quiere y qué pueden ofrecer los sistemas existentes, encontrará el que mejor se adapte a su empresa, sin tener que recurrir a una personalización sustancial. Requiere mucho esfuerzo, pero vale la pena.

 

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