Preguntas que debe hacer al elegir su proveedor de ERP

Después de elegir su sistema ERP, hay un largo camino por recorrer con su proveedor de ERP. Usted debe echar un vistazo a estos 5 consejos para evitar situaciones que no desea.

Proveedor de ERP

Las evaluaciones de la planificación de los recursos institucionales se realizan a menudo como resultado de un proyecto de ejecución que anteriormente había fracasado. De hecho, casi el 50% de los proyectos de ERP no tienen éxito la primera vez, según la firma de analistas TEC. Ya sea que se trate de excesos en el presupuesto, plazos más largos de lo previsto o cambios en las capacidades tecnológicas, todo se reduce al incumplimiento de los objetivos de la empresa.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su próximo proyecto de ERP no forme parte de esta estadística?

Comience por definir el ROI del proyecto

Los proyectos fracasados tienden a comenzar con una afirmación como «nuestro sistema ERP está anticuado» o «nuestro sistema ERP no apoya nuestro crecimiento». Antes de iniciar una evaluación, defina el retorno de la inversión para su proyecto de ERP. Comparta los objetivos de retorno de la inversión del proyecto con cada uno de los proveedores de ERP que esté considerando y trabaje con ellos para comprender cómo su plataforma le ayudará a lograr esa expectativa.

El retorno de la inversión del proyecto también será un punto de venta interno crítico para los propietarios de la empresa, las partes interesadas e incluso los usuarios finales, y ayudará a establecer puntos de referencia que puedan medir la salud de un proyecto de implementación en el futuro.

Entra en los Detalles Funcionales

En el caso de grandes proyectos de ERP, lo más probable es que el proveedor venga in situ para demostrar las capacidades de su software. Evite en la medida de lo posible las demostraciones de software de alto nivel, como «cómo anular un cheque con su sistema». En su lugar, pídales que demuestren que el software puede manejar los desafíos únicos de su negocio específico.

Escoja cinco de los procesos más complejos que se manejan actualmente, documéntelos y entregue el escenario a un proveedor de ERP sólo unos días antes de la demostración. Esto les dará tiempo para prepararse, pero les impedirá hacer cambios significativos en la codificación para enmascarar una posible brecha en el software.

A medida que el vendedor pasa por la demostración, lánzale una bola curva al final de cada escenario y pídeles que configuren la solución frente a ti para entender el proceso. Si tienen problemas, considere que es una señal de alerta que usted encontrará vacíos adicionales de software durante el proceso de implementación. A medida que aumenta el número de brechas, también aumenta la probabilidad de que usted encuentre sobrecostes, soluciones provisionales y, en última instancia, proyectos fallidos.

Entender cómo el proveedor supera los obstáculos de implementación

Los proyectos de ERP son importantes y, independientemente del proveedor que elija, habrá obstáculos en el proceso de implementación. Por lo tanto, es fundamental determinar cómo la empresa de ERP va a reaccionar ante los desafíos durante el proceso de implementación.

Algunas preguntas específicas que usted puede querer hacerle al vendedor son:

Encontramos un vacío en la forma en que el software maneja uno de nuestros procesos de negocio. ¿Cuál es la solución para subsanar esta deficiencia?

Descubrimos que no compramos un módulo necesario para nuestro negocio por adelantado. ¿Cuál es el costo adicional de añadir esto al alcance de la implementación?

No creemos que el consultor que seleccionó para nuestro proyecto encaje bien. ¿Cuál es el proceso para reemplazar este recurso durante la implementación?

Durante la formación del usuario final descubrimos algunos casos prácticos que olvidamos tener en cuenta en la fase de diseño del proceso. Necesitamos un mes más para rediseñar estos procesos. ¿Cuál es el impacto en el costo de nuestro proyecto?

Proceda con precaución si las respuestas que recibe incluyen órdenes de cambio de precios y/o soluciones de proceso. Estas respuestas son a menudo las que conducen a fracasos en la ejecución y a que los proyectos no alcancen sus objetivos.

Hable con dos o tres referencias

La palabra favorita de un representante de ventas de ERP es «SÍ». Desafortunadamente, después de que usted firma un acuerdo de licencia, esa respuesta puede no ser siempre una realidad, y tiene el potencial de impactar significativamente su negocio. Para validar lo que ha escuchado del equipo de ventas de un proveedor de ERP, pídales 2 ó 3 cuentas de referencia con las que pueda hablar sobre su experiencia.

No hay ningún negocio exactamente como el suyo, y esto no le ayudará a entender los riesgos típicos de una implementación de ERP. Aproveche esta oportunidad para conocer de primera mano cómo sería la vida si seleccionara a ese proveedor. Apéguese a preguntas como:

¿Cuáles fueron los tres mayores desafíos que enfrentó durante la implementación? ¿Cómo pudieron usted y el proveedor superar estos desafíos?

¿Cuántas lagunas de funcionalidad se descubrieron durante el proyecto? ¿Cómo fue la respuesta del proveedor cuando se descubrió una brecha?

¿Cuáles son los tres problemas de soporte más importantes que ha tenido desde que su ERP entró en funcionamiento? ¿Cómo ha respondido el proveedor?

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