¿Qué es un ERP? ¿Para que sirve un ERP? ¿Qué ERP podemos Elegir?

¿Qué es el sistema ERP?

Entendemos por un sistema ERP es un sistema computacional de planeación de recursos empresariales, se podría decir que es un sistema que gestiona y controla perfectamente y de manera muy efectiva los recursos, procesos y operaciones de una empresa o negocio para que pueda funcionar de la mejor forma posible optimizando los resultados y los recursos, haciendo más efectiva y más productiva la empresa.

¿Qué es y para qué sirve un ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales para mejorar la gestión de la empresa (ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas que se utilizan en las empresas o en instituciones para la gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, básicamente es una arquitectura de software para empresas ..

Las características destacables de los sistemas ERP son:

Disponen de una base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactúan entre sí para la mejora de los resultados en las tomas de decisiones

En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.

Las empresas que deciden contar con un ERP para la gestión de su empresa cuentan con un excelente aliado, pero tienen que tener un período de adaptación para adecuarse a las características de un coloso con puede llegar a ser un ERP

¿Qué es planificación de recursos empresariales ERP?

Los sistemas de planificación y gestión de recursos empresariales (‘ERP’, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son los sistemas de información dentro de la empresa que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción, departamentos de la empresa, recursos de personal RRHH, recursos socio-sanitarios y de los aspectos de distribución de la empresa en la que genera bienes o servicios.

¿Cuáles son las características de un ERP?

Son muchos los ERP que nos podemos encontrar tanto en las empresas como en las empresas de software que se dedican a trabajar con este tipo de Software, ya que las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben ser modulares, configurables y especializados:

Los ERP Modulares. Los ERP modulares utilizados por diferentes tipos de departamentos. La ventaja es que no se tiene que comprar todo el ERP sino que basta con la base y los diferentes módulos que se van a utilizar, ventas, materiales, finanzas, recursos humanos…lo necesario que para que funcione la empresa sin excesos.

Los ERP Configurables. Los ERPs configurables pueden ser modificados en la marcha para que la empresa no tenga que contar con la empresa externa para poderlos adaptar, basta con que la empresa tenga un programador que pueda tocar el código del ERP.

Los ERP Especializados. Los ERPs especializados nos ofrecen todo lo que necesitamos para nuestro negocio o empresa, de una forma muy minuciosa. El trabajo con un ERP especializado para una empresa con todo hecho a medida es un verdadero lujo ya que todo queda perfectamente atado, donde la empresa puede aumentar sus prestaciones y sus recursos ya que todo queda perfectamente milimetrado.

¿Qué son las ERPS para las Empresas?

Una definición sencilla de qué es un ERP se podría de finir como un conjunto de sistemas de información dentro de la empresa que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa que facilitan el trabajo tanto de operarios como mandos intermedios y superiores, operaciones que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos, contabilidad y toma de deciones.

¿Cuáles son los tipos de ERP?

El software  ERP a medida supone crear un sistema de ERP exige encontrar a la compañía adecuada donde el crecimiento es rápido y necesita tener controlado todos los departamentos y todas las opciones posibles para que no se escape nada y mejorar la gestión de la compañía.

Dependiendo que tipo de empresa sea, sobre todo el tamaño se pueden contratar módulos o paquetes dependiendo de las necesidades de la empresa.

El tipo de software ERP para empresas se podría dividir por: Industria, Distribución, Comercio, Construcción, Salud y Despachos profesionales.

También el Software ERP se puede dividir por Funciones, Dirección Financiera (CFO)

Dirección de Recursos Humanos (CHRO), Dirección de Tecnologías de la Información (CIO)

¿Cuáles son las ventajas de disponer de un ERP?

Son muchos los beneficios y las ventajas el disponer de un ERP dentro de la empresa como el seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la recepción completa del producto, control de los recibos de materiales, control de los productos, interconexión entre departamentos. Son muchas las ventajas de disponer un ERP dentro de la empresa, lo que provocará en una mejor organización y distribución de las tareas y una mejor oportunidad de tomar decisiones acertadas.

Un sistema de Software ERP es capaz de rentabilizar procesos, porque planifica los tiempos y las tareas para que los trabajadores sean lo más productivos posible, los ERPs son personalizables, dependiendo de la empresa que sea, el ERP mejora la comunicación interna entre los trabajadores y departamentos, las operaciones que se realizan son fáciles de programar, podemos reducir el coste de hacerlo todo a mano, ya que de esta forma está todo minuciosamente guardado listo para hacer comparativas, el Software ERP mejora sustancialmente la competitividad de la empresa.

Los ERP cuentan con cifrado de las bases de datos evitando así la fuga de material sensible de la empresa, impidiendo que individuos maliciosamente puedan falsear documentos o inyectando elementos ajenos a la contabilidad real de la empresa. La seguridad en estos sistemas de información son vitales para la mejora de la empresa.

¿Cuáles son las desventajas de disponer de un ERP?

La inversión en un ERP industrial supone un verdadero esfuerzo para muchas compañías y eso supone que desde el desconocimientos algunas o muchas empresas no acierten en la compra de su ERP industrial, bien por no haber probado la herramienta antes, o bien por confianza hacia el vendedor que no ha sabido encajar el ERP en cuestión hacia la empresa por su particularidad.

En un Sistema ERP influyen diferentes características para ya que son diferentes las ventajas que nos puede aportar. Algunos ERPs tienen limitaciones por una falta de previsión por la empresa o bien por la escasa aportación del equipo de programadores hacia el ERP.

Una vez vendido el ERP las empresas vendedoras se desentienden de la formación de los operarios, por eso es importante poder pagar el ERP por partes según se van justificando los pasos a la hora del proceso de mejora del Software ERP. La capacitación de los trabajadores a la hora de manejar el programa.

Disponer de un Sistema ERP es costosa y la instalación y capacitación de los equipos informáticos también. Aunque es cierto que esto va relacionado con la capacidad de la empresa que compra el Software ERP, no es lo mismo que lo compre una pequeña empresa cuya inversión estará ajuste con las necesidades, que una empresa muy grande, donde el cambio de equipos y conexión con el programa ERP tiene que se mayúscula.

Otro problema que suele aparecer con la compra de los ERPs es la escasa ayuda en ocasiones por parte del equipo de soporte técnico de algunas empresas vendedoras de ERP, ya que tardan en ponerse en contacto con la empresa para solucionar el problema con el Sistema ERP o las soluciones que dan no son las correctas para la empresa. Por eso es importante aparte de probar muy bien el software ERP y hacer las pruebas que sean necesarias antes de comprarlo, también hay que mirar muy bien el soporte técnico que nos puedan ofrecer.

Otro inconveniente que se suele ver al principio que los sistemas ERP son vistos como unos tochos a los que hay que meter mucha información y al principio se pierde mucho tiempo, esto es lo que echan atrás muchas compras.

Este tipo de Software ERP no son fáciles de usar, por lo menos al principio, ya que es algo novedoso, con muchas pantallas, y con una lógica que el personal de la empresa no está acostumbrado. Por ello se necesita mucho tiempo y paciencia por parte de la gerencia de la empresa y de los trabajadores que se tienen que acostumbrar a trabajar con este tipo de Sistemas.

Suele dar muchos errores al principio. Cuando tocan muchas manos un Software tiende a pasar esto, y sobre todo al principio cuando se desconoce la herramienta. La formación y el equipo de Soporte técnico que al principio es donde hay que tirar mucho de su experiencia y de su paciencia, porque los más pequeños detalles serán un problema  para la empresa que compre un software ERP, ya que se necesita un tiempo y el proceso es un poco largo.

Lo que está claro que un Software ERP que sea nuevo en la empresa puede ralentizar procesos, gastar energía y paciencia en el equipo de trabajadores que lo tienen que utilizar y son más horas en el proceso de entendimiento y conocimiento del software ERP.

Un problema muy habitual que tienen este tipos de ERP Industrial que se venden módulos que verdaderamente no se necesitan en la empresa, pero el vendedor hace su trabajo con demasiado celo ofreciendo un software que en verdad está por encima de su valor porque no se necesitan algunos módulos que pueden ser prescindibles.

Un problema que no es del software pero si de empresas grandes y muy sectorizadas es el problema que se tiene a la hora de compartir la información y hacerla mucho más visible, eso resta vitalidad y vigorosidad al software que se compra, ya que no muestra todo el potencial a la empresa.

Suelen surgir problemas con la conexión del Software ERP con otros socios que no tienen acceso al sistema ERP de la empresa pero que sí que tienen su propio software que necesitan que esté integrado con la compañía que lo compra.

Los grandes cambios son traumáticos para cualquier empresa y para cualquier trabajador por eso es importante que la empresa que vende el Software ERP sea la que acompañe en el proceso de este cambio tan drástico, y guie a sus trabajadores en el hábito del uso del programa de gestión ERP.

¿Podemos obtener buenos resultados con la compra de un ERP?

Normalmente los software ERP los suelen adquirir las grandes compañías, pero no solo tienen que tener un software ERP las grandes compañías, las pequeñas pueden disponer de un software ERP que se base en módulos, ya que no todo lo este sistema puede valer para todas las empresas.

Se puede decir que un Sistema ERP puede ser un traje a medida para una compañía, donde tiene todo milimetrado para mejorar sus sistemas de organización y estructura, para poder ejercer un control de todo lo que entra y sale, pudiendo adelantarnos a lo que puede suceder.

Lo cierto es que una compañía que va bien, con un software ERP lo que hará será mejorar considerablemente su eficiencia y su beneficio. Pero una compañía que va mal por mucho que pongas un sistema ERP no puede ir mejor. Un Software de este tipo no te hará vender más y ganar más dinero, tendrás un mayor control sobre muchas actividades, pero puede que el problema de la compañía no se encuentre en el Software que utiliza, sino que son otras causas.

Hay empresas que han comprado un sistema de ERP muy potente y lo que ha obtenido es un retorno de la inversión de casi el 200% aunque no es lo habitual, pero la rentabilidad de la compra de este tipo de sistemas son una apuesta segura.

¿Cuál es el precio que puede tener un ERP?

Es cierto que el precio que suelen tener los sistemas ERP son un obstáculo para muchas empresas que lo ven como un gasto y no como una inversión. Y no son conscientes que el retorno de la inversión con estos programas de gestión está casi asegurado.

El coste de los Sistemas ERP han disminuido su coste, por la competencia entre las empresas que intentan poner su software en el mercado intentando adelantarse a la competencia y por las soluciones en la Nube. Esto supone que muchas empresas con el menor precio opten por adquirir esos sistemas de gestión que les pueden dar un plus en su empresa.

Aunque es muy complicado ver los precios de todas las empresas, sí que se puede hacer una pequeña aproximación. Lo dividiremos en Niveles dependiendo de la empresa y las necesidades.

ERP de primer nivel enfocado a la pequeña y mediana empresa, su precio suele  variar entre 1.000 Euros a 25.000 euros.

Algunas de estas soluciones son soluciones que pueden valer a las pequeñas empresas ya que pueden solucionar los problemas de contabilidad y gestión con algún módulo que otro para el almacén y el stock de pedidos integrados con la página web. No tienen por qué llegar al tramo más alto del coste, sino que pueden llegar a una escala de unos 5.000 a 10.000 euros, todo depende de los módulos que se integren en el Sistema.

Si la PYME tiene una necesidades mayores queriendo un mayor control de la empresa, con mayor capacidad de los módulos y un sistema de soporte amplio, y un mantenimiento constante del Software ERP pueden llegar a los 25.000 euros.

Los precios dependen mucho de la empresa a la que compremos el Software y su profesionalidad en ese sector, si contactamos con una empresa de Software que es especialista en nuestro sector y que ha vendido todo lo habido y por haber en ese software, probablemente podamos adquirir el programa de gestión con una considerable opción a la baja.

Aunque también hay que tener en cuenta la empresa con la que contactamos, y lo que hemos indicado en preguntas anteriores, muchas veces lo barato sale caro, es mejor obtener el software de la empresa que sea experta en el sector, con una buena formación hacia los trabajadores que nos haga un seguimiento de nuestra manejabilidad, con un importante soporte técnico que nos ayude en las dudas que tengamos en la usabilidad del programa ERP, y una mejora con programadores que sigan mejorando y actualizando el programa.

En el segundo tramo podemos encontrar soluciones para PYMES que varían entre 25.000 y 125.000 Euros, es un software con un precio ya elevado, y para empresas que dispongan de una importante facturación.

Es un nivel de software mucho más profesional donde ya entra el precio de las licencias que vayamos a necesitar, entran en valor, los diferentes módulos y de las personas que vayan a utilizar los módulos. Por ello para reducir el coste de este tipo de sistemas es importante ajustar el personal que tendrá acceso al ERP.

Otra opción que entra a formar parte que puede encarecer el software es la formación, la cantidad de días de formación, la instalación, la integración con otros sistemas y proveedores, el soporte técnico, son pequeños detalles que puede que toquemos el techo de los 125.000 euros.

Pero no nos podemos olvidar del mantenimiento y las actualizaciones, hay empresas que las cobran a parte, si cada año se produce una actualización y no la tenemos en nuestro presupuesto de compra, el producto se encarecerá, y si tampoco hemos metido el mantenimiento, también se incrementará el precio.

Y otro nivel sería, el ERP para grandes empresas y multinacionales, donde el precio puede variar entre 125.000 y los millones de euros, dependiendo de las empresas, países y trabajadores.

Este software es el más goloso para las empresas que fabrican ERPs ya que con una venta al año sería más que suficiente para ellos, no solo por la venta sino por el mantenimiento de la misma.

¿Cómo se divide el Coste de un ERP?

Aunque como ya hemos visto podemos encontrar software ERP de diferentes niveles, y con diferente coste cada uno dependiendo de las características que queramos para el ERP que vamos a comprar. Pero se puede dividir en diferentes partes el coste de un sistema de gestión de empresas.

La licencia del software. La licencia del software nos pude llegar a costar el 30% del presupuesto total. Este coste se suele cobrar por la cantidad de personas que van a usar el software, si es una personas 500 euros, si son 4 personas 1.500 euros. Todo depende de lo que pidamos en el sistema ERP. Los ERPs de código abierto carecen de precio por licencia, y nos pueden salir más económicos.

Coste por Hardware. El Hardware para cumplir con las especificaciones del software que vamos a instalar nos puede costar el 15% del valor de la inversión. Y dentro de esta inversión pues viene incluido el servidor donde habrá que instalar programa ERP, la base de datos estructurada de la que tira el programa, la red LAN dentro de la empresa, diferentes equipos adaptados para que no se queden colgados al utilizar la información de la base de dato y que tampoco vayan lentos al trabajar con la información, sistemas de copias de seguridad para no perder toda la información, sino que día tras día podamos hacer una copia de seguridad para estar protegidos de diferentes eventualidades, un virus, un borrado accidental del servidor, con las copias de seguridad podemos volver a funcionar. Los ERPs que se encuentran alojados en la nube, tienen menos costes.

Coste de la Consultoría: El precio que podemos pagar por la consultoría nos puede salir por el 45% de la inversión en el sistema de gestión de la empresa.  En la consultoría que nos pueden hacer en la empresa, analizan nuestro negocio y las necesidades, el posible crecimiento, los empleados, las licencias necesarias, la adaptación y migración de los datos.

Coste de Mantenimiento del ERP: El coste de mantenimiento del ERP no termina cuando nos los dejan todo preparado y listo para usarse. También hay que tener en cuenta las actualizaciones, soporte técnico, incidencias, este coste de mantenimiento nos puede llevar el 10% del ERP. Otra opción que igual puede ser más económica es tener un software de licencia libre y código abierto y tener un programador en la empresa, que nos mantenga el software ERP para todo lo que necesitemos.

En cualquier caso cada empresa es un mundo y cada equipo directivo tiene que tomar las mejores decisiones para poder mejorar su empresa y su programa de gestión empresarial.

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